勉強会の舞台裏〜参加率予想と発注と集客と〜
先日個人で主催した勉強会がわりとうまくいったのでバラバラと記録を残しておこうと思います。参加率とかかかった費用とか具体的な数値も全部晒します。
どんな勉強会を開催したのか
私はあるイベントに抽選応募していたのですが、見事に圧倒的補欠になり繰り上がりが難しそうだったので、だったら裏番組をやってしまえばいいんじゃないかということで「UI/UXに関することなら何でもOK」という勉強会を開催しました。特徴としてはこんなかんじです。
- UI/UXがテーマだが主催がエンジニア
- UI/UXがテーマだが登壇者はデザイナーに限らない
- 登壇時間は自分で決められる（1〜20分の間）
運営者
基本的には私一人です。当日は場所の貸出と受付をグッドパッチさんに手伝ってもらいました。本当に、本当にありがたかったです。この協力なしには成立しなかった…。
当日までにやったこと
会場手配
元々この勉強会が、私のツイートに対して「うち貸しますよ」と言ってくれて成立した形なので、この点に関しては特に何もやってなかったです（グッドパッチさんありがとうございます）。
懇親会の飲食物の手配
まず予算を決めなければなりません。今回は個人主催なので見誤ると自分が不利益を被ることになります。ので企業がバックについている時より若干厳しめに考えました。今まで勉強会を主催してきた経験上、参加率はイベント開始時に参加リストにいる人の7割くらいだろうと思ってました。懇親会の飲食物を安全に手配できるリミットは（私の中では）前日夕方までで、その時点からだと参加率は6.5割が妥当かなという印象でした。ので、今回もほぼそれに倣って予算を決めました。具体的に言うと、前日夕方時点で参加登録者数は約30人。そこに0.65をかけると19.5人。ということで 20人×500円=10,000円 使えるだろうなと検討をつけました。
今度は何を注文するかを考えます。まずビールは1ケース買ってしまおうと思ったのでビールの銘柄を考えました。が、私は飲み会だといつも日本酒ばっかり飲んでるので何がいいのかわからん。ということで何気なく呟いたところ、いろいろリプをもらいました。ということでプレモルに決めました。1ケース5,378円。
懇親会用に発注するビール見てるんだけど、何がおいしいのか全然わからない。
— akatsuki174 (@akatsuki174) 2018年4月25日
次に考えたのが食べ物です。ピザとサンドイッチで迷いましたがコスパとかを考えてピザにしました。お店はナポリの窯がいいなとは思った（安いから）のですが、対応地域じゃなかったのでドミノ・ピザにしました。内容はこんなかんじです。全部Mサイズなのが貧乏みある。
計4,082円（税込み）
この時点で予算の残りは10,000 - 5,378 - 4,082 = 540円。あと買わなくてはいけないのはビール以外のアルコール飲料とソフトドリンクと紙コップ。多少はみ出してもいいかーと思い589円分のカクテルとソフトドリンクをプラスしてカクヤスで注文。紙コップ（20個入り）は当日コンビニで213円で買いました。最終的にかかった金額は 10,262円 でした。
※ちなみにこの量は足りなかったです。ピザは早いうちになくなりました。飲み物はビールが1本余りました。ここはもう少し改善できたら…。
集客
今回これはわりと苦労しました。普段iOS界隈の勉強会にばかり行っているので、UI/UXに特に興味があると思われるデザイナーの知り合いがそこまで多くなく、メイン対象者にリーチできていない感がありました。これに関してはしょうがないので、とにかくこまめに宣伝ツイートすることにしました。結果として、毎日ちょっとずつ参加登録をしてくれる状況は作れました。
実績
開催10日前にイベントページを公開してどんなもんになるかとハラハラしましたが、勉強会終了時点での実績値としてはこのようになりました。
ただこれは正確ではなくて、実際には参加登録してなかったけど来たという人が1人、来たけど受付終わってたからチェックから漏れていた人が1人という状況だったので、イベント終了時点での参加登録、出席人数を元に参加率を計算するならば チェック済み26人 +未チェック1人 + 未登録1人 / 登録29人 + 未登録1人 = 93% という非常に高い参加率になりました。
計算の仕方を変えて、当日0時時点で参加登録をしていた人数を母数にすると チェック済み26人 +未チェック1人 + 未登録1人 / 登録29人 + 未登録1人 + 当日キャンセル10人 = 70% という状況です。
ちなみにイベントページへのアクセス、参加登録の状況は以下の通りでした。
教訓、気付き
ドタキャン抑制 わりとこまめにツイートしていたのがドタキャン、無断欠席を減らす要因だったのかなぁと思いつつも、でも参加登録者に私をフォローしてる人そこまでいたっけ？という具合でよくわからないです、正直。
運営人数 運営は、前日までは1人でなんとかすることはできても、当日含めると受付、集金の時点で無理。勉強会をやるなら仲間を募りましょう。
募集枠 「一般枠は埋まってるけど登壇枠は空いていてどうしようかと思っている」という話をされ、「勉強会たるもの、直前に大量にキャンセルが出て容易に繰り上がること」「勉強会登壇なんてそんな固く考えず気軽に応募していいこと」があまり認識されてないんだなと思いました。なのでキャンセルを見越した上で、枠が増やせるなら増やした方がいいかも…？
勉強会参加者に伝えたいこと
無断欠席、絶対ダメ 無断欠席はやめましょう。こうゆう人がいると懇親会の見積もりが難しいのです。勉強会に参加することを決めたらスケジュール帳に入れる、日付が近づいてきたら本当に行けそうか考える、行けなさそうだったらキャンセルメッセージを入れた上で早めにキャンセルするようにしてほしいです。
感想を伝えよう あと主催者としては勉強会に対しての感想を懇親会で言ってくれたり、ツイートしてくれたりすると嬉しいです。この勉強会でも懇親会の時に「エンジニアの人が話すUI/UXのLTはあんまりないから新しい発見があって面白かった」などなどを懇親会やツイートで言ってもらえたのでまた次もやろうかな、次はどんなかんじでやろうかなという気持ちになれます。ぜひ感想を伝えてください。
話逸れますが、この勉強会がきっかけでUIなどについて質問・議論し合ったり記事をシェアしたりするslackが誕生しました。興味ある人は招待するので声かけてください。
予告
UX/UIゆるトークとちょっと近い勉強会を7月あたりに開催しようとしています。
7月あたりにエンジニア⇔デザイナーへ伝えたいことLT会をやろうかなと思ってます。「これ簡単そうに見えるけどこうゆう理由で難しいんだよ😇」とか、お互い知っといた方がいいけど知らないことを共有するかんじ。
— akatsuki174 (@akatsuki174) 2018年5月29日
もし運営お手伝いしていただける方いらっしゃったらお声がけください〜。
反響を見る限り、ちょっと大きめのハコでやってもいいのかなという気がしています。ぜひこちらご参加いただければと思います。
※運営お手伝いは多数の方に手を挙げていただいたため、締め切っております。ありがとうございました。
